24 jun Hoe zijn we gestart met zelfsturing en S3?
Ongeveer twee jaar geleden, rond januari 2019, werd het S3 gedachtengoed geïntroduceerd bij Involved door Jan Rauter. S3 biedt ons een open en gratis framework waarmee we onze organisatie continu kunnen verbeteren maar ook effectiever en meer zelfsturend kunnen maken.
S3 biedt ons als framework een hele waslijst aan tools en processen en is gebouwd op basis van de volgende zeven principes om zo sociocratische samenwerking binnen een organisatie te bevorderen.
Binnen S3 word je bovendien aangemoedigd om niet meteen alle beschikbare tools en processen te gaan implementeren, maar enkel diegene te gebruiken die je nodig hebt of nuttig kan toepassen. Op deze manier vermijd je een “big-bang” in je organisatie en kan je stap voor stap groeien in het gebruik van S3.
Bij Involved hebben we de betrokkenheid van onze collega’s sterk verhoogd dankzij een aantal hulpmiddelen die S3 ons aanreikt. We maken vandaag gretig gebruik van concepten zoals drivers, domeinen, governance vs. operations, consent besluitvorming en rolselectie om beslissingen te maken rond thema’s en problemen die opduiken. Eén van de belangrijkste concepten voor ons was het “navigeren via spanning“. We moeten in een moderne organisatie geen problemen maken van situaties die zich niet voordoen. We bevinden ons in een huidige situatie en we merken misschien een probleem op: iets dat niet goed werkt, wat efficiënter zou moeten werken of waar we opmerkingen over krijgen. Deze prikkel doet ons nadenken over wat de gewenste situatie moet zijn. Daarop moeten we dan snel reageren om uiteindelijk op een nieuwe, of op dat moment de nieuwe huidige situatie, uit te komen. Dit is een iteratief proces waarbij we in kleine stapjes kunnen evolueren en reageren op de snel veranderende wereld van een softwareconsultancy bedrijf.
Elke spanning die we tegenkomen moet uit te drukken zijn in een driver. Een driver is een motivatie om te reageren op een situatie, omschreven als een korte samenvatting die verklaart wat er gebeurt en wat er nodig is om op een behoefte te reageren. Op deze manier kan voor elke verandering binnen de organisatie een driver worden opgesteld om zo de huidige situatie en de behoefte beter te begrijpen. Bij Involved gebruiken we drivers om spanningen te omschrijvingen. Om aan de behoeften van sommige drivers te voldoen moet dan een beslissing worden genomen. Dit soort beslissingen wordt dan op een sociocratische manier genomen door een domein tijdens een governance meeting. Andere drivers vallen soms onder een beslissing die al eerder werd genomen en kunnen dan gemakkelijk worden opgenomen in een operations backlog met taken die uitgevoerd dienen te worden.
Binnen elke organisatie, en dus ook Involved, zijn er verschillende gebieden waarbinnen spanningen kunnen ontstaan en dus beslissingen moeten worden genomen. Als softwareconsultancy bedrijf krijgen we natuurlijk te maken met onze consultants en dus werknemers, met onze klanten, met de software developer community, met de hogescholen en universiteiten, enz… Uit al deze insteken zijn dan binnen Involved domeinen ontstaan zoals NTech (niet-technische ondersteuning), Teamspirit, Scholen, Merk en Innovatie.
Elk domein heeft z’n eigen primaire driver: waarom bestaat het domein? Verder wordt het bestaan van een domein gekaderd door z’n kernverantwoordelijkheden, beschikbare middelen, wensen en evaluatiecriteria. Op basis hiervan kan er op regelmatige basis worden geëvalueerd of het domein z’n driver wel degelijk vervult heeft en verder kan vervullen, of er aanpassingen nodig zijn in de verantwoordelijkheden en/of middelen en wensen.
Enkele jaren geleden kwamen een heleboel beslissingen altijd terecht bij dezelfde persoon. De introductie van S3 ging samen met een “driver mapping” workshop waar we samen met elke Involved collega de volgende vragen gingen stellen: Waarom zijn we hier? Waarom bestaat Involved? Wie werkt er bij Involved, wie hebben we nodig en met welke mensen komen we in aanraking? Wat hebben we nodig en hoe kunnen we op al die vragen antwoorden?
Uit deze workshop zijn dan een heleboel evidente zaken gekomen, maar ook een aantal verborgen verantwoordelijkheden en spanningen. Al deze verzamelde zaken zijn dan in gevoelsmatige categorieën verdeeld waaruit onze domeinen zijn ontstaan. Later is er dan gekeken wie van de Involved collega’s zich verbonden voelde met de verantwoordelijkheden van verschillende domeinen om zo te beslissen welke mensen welke domeinen verder zouden gaan opvolgen en sturen. Op deze manier komen alle vragen niet meer bij dezelfde persoon, maar wordt het hele Involved team zelfsturend. Elke collega heeft de vrijheid om deel te nemen aan het domein of de domeinen waar hij of zij zichzelf het meest betrokken bij voelt.
Dit hele proces blijft natuurlijk iteratief! Vlak na de “driver mapping” workshop zijn er al een aantal domeinen gesneuveld omdat er geen of geen sterke spanningen waren. Ook tijdens de afgelopen jaren zijn er nog domeinen weggevallen en zelfs nieuwe domeinen ontstaan. Dit omdat er spanningen opdoken die niet gemakkelijk toe te wijzen waren aan bestaande domeinen omdat ze niet beantwoord werden door de primaire drivers.
Wil je graag veel dieper ingaan op één van deze thema’s, lees dan zeker deze praktische gids. Natuurlijk hebben we enorm veel te danken aan Jan Rauter, dus neem gerust contact op met hem als je ook geïnspireerd wil worden!
Volgende maand gaan we graag dieper in op ons domein S3-Merk. Hoe is dit ontstaan? Welke spanningen bestaan er binnen dit domein en welke S3-hulpmiddelen gaan we gebruiken om hierop te reageren?